ビジネスで電話をかける心得

電話の受け答えに困ることがあります。

「名乗ってはいるものの、早すぎて聞き取れない」

「そもそも何が目的の電話なのでしょうか」

最後まで聞いても結局わからず、「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか?」
と聞かざるをえなくなります。

電話をする時には名乗りましょう。
これは当たり前に出来る事ですね。

次に何を目的に電話をしているのか最初に伝える必要があります。

聞き取れないほどの不明瞭な声。
相手に隙間を作らず原稿をただ読み上げていたり、
早く、まくしたてるように話す一方的な電話は、受け手もすぐに切りたくなります。

先日電話のやりとりでこんなことがありました。
明らかな営業電話。それも執拗なまでにたたみ掛けてきます。
お断りをすると、電話口の向こうで
「落ち着いてください。落ち着いてください。」を繰り返します。

一方的に自社のサービス説明を続け、切り返すと「落ち着いてください。」という言葉につながるようです。
初めての出来事に驚きました。
また、不快にもなりました。

この場合「落ち着いて」という言葉を使うのは不適切です。
気持ちのバランスを欠いていたり、緊張のため平常心を失っているときに
相手に平常心や冷静さを取り戻すためにかける言葉です。
このようなケースでは、間違いなく使ってはいけない言葉です。

営業でお客様に電話が必須の職業は多くあります。

売りたい商品やサービスの営業電話をかける場合、
まずは電話相手に好感を持って頂く。

「ゆっくり」「丁寧に」自分はどこの誰なのかを伝える。
社名＋名前
「〇〇会社の〇〇と申します」

それから、電話の目的を伝えます。

その時点で貴重なお客様のお時間を頂戴し、説明させていただく機会を得るのですから、
電話でどのくらいの説明時間を要するのか、おおよその時間を伝えられたら相手は助かります。

電話は見えないコミュニケーションなので、どうしたら自分に好感を持ってもらえるのだろう。
とまず考えることが大切。
行き当たりばったりではなく、一度伝えるべきことを整理してから電話をかける。
是非、準備してから電話することを習慣にしてください。